Bekväm administration

Att administrera en större kongress, konferens eller ett större event är tidskrävande, hos P5 erbjuder vi bekväm administration och praktisk service – hela vägen från en eventweb, deltagaradministration, enkäter till hotellincheckning på plats när ni anländer till kongressen. Nedan finns exempel på tilläggstjänster vi har möjlighet att bistå med. Fundera över era behov och kontakta oss så hittar vi en bra lösning för just er.

Eventweb

Samla all information dina besökare behöver på ett ställe – vi skapar en eventhemsida åt dig. Design och upplägg bestämmer du. Enkel uppsättning, med obegränsat antal sidor och flikar. Du bestämmer vilken information du vill presentera. Program, hotellinformation, vägbeskrivningar och medverkande är ofta återkommande exempel. Fyll din sajt med bilder och videoklipp för att få den mer levande. Det är också enkelt att skapa kopplingar till sociala medier – kanske till en Facebooksida eller en Twitter-feed för att promota eventet ytterligare?

Deltagaradministration

Låt oss upprätta ett anmälningsformulär som hanterar bokning av boende, seminarier, aktiviteter, middagar, etc. All information samlas i en bekräftelse och systemet generar en faktura eller kortbetalningsmöjlighet om du vill. Med systemets rapporter håller man koll på inflödet av anmälningar.

Event App

Ge dina deltagare all sin personliga information direkt i deras mobil. Med valfri design kan du kommunicera allt från biljett, program och gruppindelningar till filmer, vägbeskrivningar, partners och drinkbiljetter. All information du önskar. Använd eventappen för att tacka dina gäster efter eventet, kanske har du mingelbilder eller tävlingsresultat som du vill presentera.

On site interaction

Genom on site interaction kan dina deltagare kommunicera med talare, föredragshållare eller moderatorer i realtid. Allt de behöver för att interagera är en mobiltelefon. Skicka ut undersökningar, låt publiken ställa frågor och bidra med kommentarer. Publikens engagemang hamnar hos en moderator som via ett enkelt gränssnitt kan välja vad som ska visas publikt. Presentationen kan göras på en storbildsskärm live med valfri layout.

Mobil check in och namnskylt

Checka in dina gäster till konferensen/eventet med mobiltelefon och producera unika namnskyltar och badges. En tidskrävande uppgift vid event är distribution av namnskyltar. Istället för att trycka namnskyltarna och dela ut på plats kan de skrivas ut direkt vid incheckning med Print on demand.
När en besökare scannar sin biljett i entrén skrivs namnskylten ut automatiskt. Bara att stoppa i plastfickan eller att fästa i badge-band. Med scannings-appen får du full översikt över vilka som är närvarande vid ditt event. På så vis kan du nå dem som är på plats om du vill kunna ställa frågor eller skicka ut erbjudanden under eventet.

Bordsplacering och gruppindelning

Aldrig har det varit så enkelt att göra bordsplaceringar och gruppindelningar inför event, konferenser och middagar. Dessutom riktigt smidigt att administrera vid sena avhopp.

Med vårt system kan du placera ut dina gäster med hjälp av ”drag and drop” till de bord du vill, eller till en särskild grupp. Du kan också välja att placera ut några personer och göra en automatisk utplacering på resterande gäster.

Låt dina gäster veta vem de ska sitta med under eventet, eller i vilken grupp de ingår. Detta kan du enkelt presentera i Eventappen.

Enkät

Ett vanligt problem med uppföljningar via blanketter är att deltagarna många gånger får kryssa i ”deltog ej”, då enkäten är generell. Eftersom all information om vem som deltog i vilka aktiviteter och vem som bodde på vilket hotell finns i vårt system kan du anpassa enkäter med relevanta frågor utifrån mottagare. Det kommer att ge dig en högre svarsfrekvens! Du kan välja att ställa flera typer av frågor: enval, flerval, gradering (1–5, 1–10 etc.) och fritextsvar.